Datenschutz

Für die Stiftung für Frauen und Kinder Biel (Stiftung) ist der Schutz Ihrer Personendaten eine Selbstverständlichkeit. Die Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie auf der Webseite der Stiftung Personendaten bearbeitet werden.
Um Ihnen einen einfachen Zugang zur Datenschutzerklärung zu gewährleisten, ist das Dokument in zwei Teile gegliedert:

• Generelle Übersicht mit allgemeinen Informationen in den Abschnitten 3 bis 7
• Detaillierte Angaben ab Ziffer 8
   

Kontakt

Die Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die:
Stiftung für Frauen und Kinder Biel
Seevorstadt 46
2502 Biel
+41 32 322 69 11
info@frauenundkinder.org

Bearbeitungszwecke: Um unsere Webseiteninhalte anzuzeigen, zu optimieren und dabei gleichzeitig die Datensicherheit zu gewährleisten, werden gewisse Personendaten von Ihnen erhoben. Dasselbe gilt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Wenn Sie die entsprechenden Funktionen nutzen, bearbeiten wir Personendaten auch zur:

• Kontaktaufnahme mit Ihnen (zum Beispiel Terminvereinbarung);
• Anmeldung für Betreuungsplätze;
• Regelmässigen Information über organisatorische, fachliche oder personelle Neuigkeiten aus der Stiftung (zum Beispiel Newsletter);
• Betreuung Ihrer Bewerbung; oder
• Anderweitig spezifizierten Verwendung.

Als Rechtsgrundlage zur Bearbeitung Ihrer Personendaten dient uns regelmässig:

• Eine gesetzliche Aufgabe/Verpflichtung, beispielsweise die Protokollierung von Zugriffen gemäss der Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV), oder die Aufbewahrung von buchhaltungsrelevanten Belegen gemäss Art. 958 f. Obligationenrecht;
• Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können;
• Der Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder Ihre Anfrage dazu im Vorfeld; oder
• Eine Interessensabwägung (beispielweise zur Wahrnehmung von Aufgaben im ö?entlichen Interesse).

Werden Personendaten durch externe Auftragsbearbeiter bearbeitet, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies gesetzlich zulässig ist.

Regelmässige Empfänger von Personendaten können unter die folgenden Kategorien fallen:

• IT-Servicebetreiber (beispielsweise Webhosting-Provider oder Tools für Online-Terminbuchungen)

Wir bearbeiten Personendaten nur solange dies für den jeweiligen Zweck und aufgrund gesetzlicher Vorgaben möglich ist.

Folgende Arten von Personendaten bearbeiten wir standardmässig:

• Bestandsdaten (zum Beispiel Namen und Adressen)
• Kontaktdaten (zum Beispiel eMail-Adressen und Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (zum Beispiel Texteingaben)
• Nutzungsdaten (zum Beispiel besuchte Webseiten, Zugriffszeiten, Klickverhalten)

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person bearbeiteten Personendaten, sofern Ihrem Anliegen keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Sofern die entsprechenden rechtlichen Vorgaben anwendbar und dafür auch die Voraussetzungen gegeben sind, steht es Ihnen ausserdem frei, Datenübertragung, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen.

Wir bitten Sie um Verständnis dafür, dass wir bei solchen Anliegen einen Nachweis verlangen werden, um sicherzustellen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ausserdem steht es Ihnen frei, eine einmal abgegebene Einwilligung für die Bearbeitung Ihrer Personendaten jederzeit zu widerrufen. Im Rahmen der jeweils anwendbaren rechtlichen Vorgaben haben Sie weiter ein Widerspruchsrecht gegen gewisse Bearbeitungen, etwa wenn diese auf der Grundlage einer Interessensabwägung erfolgen.

Wenn Sie glauben, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt worden sind, können Sie sich ausserdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Für die Stiftung ist dies grundsätzlich die/der Datenschutzbeauftragte für den Kanton Bern und ansonsten in der Regel der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre Personendaten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmassnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Auch den eigenen, organisationsinternen Datenschutz nehmen wir ernst. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Überdies wird diesen der Zugriff auf Ihre Personendaten nur soweit notwendig gewährt.

Links zu anderen Webseiten: Unsere Webseite kann Links zu anderen Webseiten enthalten, die nicht von uns betrieben werden und auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt. Nach Anklicken des Links haben wir keinen Einfluss mehr auf die Bearbeitung der an etwaige Dritte übertragenen Daten (wie zum Beispiel der IP-Adresse oder der URL), da das Verhalten Dritter naturgemäss unserer Kontrolle entzogen ist. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich.

Besuch unserer Webseite: Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichern unsere Server vorübergehend insbesondere folgende Daten in einer Protokolldatei, den sogenannten Server-Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts (zum Beispiel Notebook, Tablet, Smartphone)
• Datum und Zeitpunkt des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Daten
• Land, aus welchem der Zugriff auf unsere Webseite erfolgt
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Sprache und Version der Browsersoftware

Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck, die Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen (Verbindungsaufbau) und die Systemsicherheit und -stabilität dauerhaft zu gewährleisten. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte oder eine sonstige Auswertung findet nicht statt. Ein personenbezogenes Nutzerprofil wird nicht erstellt.

Kontaktaufnahme: Sie haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, per eMail mit uns in Kontakt zu treten. In diesem Fall werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage und deren Abwicklung bearbeitet.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist insbesondere unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dient die Kontaktaufnahme der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind oder der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, so kann dies eine zusätzliche Grundlage für die Bearbeitung Ihrer Personendaten sein.

Events: Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anmeldung und der Durchführung der jeweiligen Veranstaltung gespeichert. Welche Daten im Falle eines Anmeldeformulars erhoben werden, ist auf dem jeweiligen Anmeldeformular ersichtlich.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist unser berechtigtes Interesse an der Administration und Durchführung der Veranstaltung. Dient die Anmeldung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind oder der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, so ist dies eine zusätzliche Grundlage für die Bearbeitung Ihrer Personendaten.

Sie haben auf unserer Webseite die Möglichkeit sich für einen Schnuppertag, ein Praktikum oder einen Ausbildungsplatz zu bewerben. Je nach dem erfolgt die Anmeldung per eMail, auf postalischem Weg oder telefonisch.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Personendaten kann unser berechtigtes Interesse an der Administration und Evaluation Ihrer Bewerbung sein. Dient die Anmeldung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind oder der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, so ist dies eine zusätzliche Grundlage für die Bearbeitung Ihrer Personendaten.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, bearbeiten wir diejenigen Personendaten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Dazu gehören neben Ihren Angaben zur Person, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Lebenslauf, allenfalls Berichte / Bestätigungen von Schnuppertagen und Praktika, die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, eMail-Adresse und Telefonnummer. Daneben können uns Bewerberinnen und Bewerber freiwillig zusätzliche Informationen zukommen lassen. Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen der Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet.

Kommt es zu einem Anstellungs- oder Ausbildungsverhältnis mit Ihnen, werden die übermittelten Daten zum Zweck der Abwicklung des Verhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Endet das Bewerbungsverfahren ohne Anstellung oder Ausbildungsplatz, werden Ihre Personendaten gelöscht, sofern Sie uns keine Einwilligung gegeben haben, Ihre Angaben für weitere Bewerbungsverfahren bei uns zu verwenden. Sie haben die Möglichkeit, diese Einwilligung nachträglich jederzeit zu widerrufen. Ihren Widerruf können Sie an die bei der Ausschreibung angegebene eMail-Adresse senden.

Wenn Sie sich auf eine Stelle bei uns bewerben, bearbeiten wir diejenigen Personendaten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Dazu gehören neben Ihren Angaben zur Person, Ausbildung, Arbeitserfahrung und Fähigkeiten, die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, eMail-Adresse und Telefonnummer. Zudem werden alle von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung eingereichten Unterlagen, wie Motivationsschreiben, Lebenslauf und die Zeugnisse bearbeitet. Daneben können Sie uns freiwillig zusätzliche Informationen zukommen lassen. Diese Daten werden ausschliesslich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Ferner können sie für statistische Zwecke (zum Beispiel Reporting) bearbeitet werden. In diesem Fall sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Die Bearbeitung erfolgt grundsätzlich auf elektronischem Wege. Die Bearbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder aufgrund unseres gemeinsamen berechtigten Interesses an der Prüfung Ihrer Bewerbung.

Sie können dieser Datenbearbeitung jederzeit widersprechen und Ihre Bewerbung zurückziehen. Senden Sie hierzu Ihren Widerspruch bitte an die in der Stellenanzeige als Ansprechpartner benannte Person.

Schliessen wir einen Arbeitsvertrag mit Ihnen, werden die übermittelten Daten zum Zweck der Abwicklung des Arbeitsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

Endet das Bewerbungsverfahren ohne Anstellung, werden Ihre Personendaten gelöscht, sofern Sie uns keine Einwilligung gegeben haben, Ihre Angaben für weitere Bewerbungsverfahren bei uns noch länger aufzubewahren. Sie haben die Möglichkeit, diese Einwilligung nachträglich jederzeit zu widerrufen. Ihren Widerruf können Sie an die bei der Stellenanzeige als Ansprechpartner benannte Person senden.

Grundlagen: Gemäss § 14 Abs. 4 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG) führt die Stiftung ein Verzeichnis der Informationsbestände.

Das Verzeichnis listet die Informationsbestände, deren Form und enthält Angaben in welchen Informationsbeständen Personendaten bearbeitet werden.

Aufgaben der Stiftung: Die Stiftung betreibt das Wohnhaus SottoSopra für Frauen in schwierigen Lebenssituationen und führt die Kindertagesstätte TuttiFrutti.

Informationsverwaltung: In der Stiftung werden nur Informationen erhoben und bearbeitet, welche für die Aufgabenerfüllung geeignet und erforderlich sind. Diese Informationen werden in physischer und/oder in elektronischer Form geführt, wobei eine stetige Verlagerung von der physisch, respektive Papier- zur elektronischen Form stattfindet.

Verzeichnis der Informationsbestände

• Personaldossiers: physisch, elektronisch, Personendaten. Zweck: Personalverwaltung
• Verträge: physisch, elektronisch, Personendaten. Zweck: Sammlungen der gültigen Vereinbarungen mit Dritten
• Bewilligungen: physisch, elektronisch. Zweck: Erfüllung vorgeschriebener Anforderungen für das Führen des Wohnhauses und der Kindertagesstätte.
• Mieteradministration SottoSopra: physisch, elektronisch, Personendaten. Zweck: Administrative Personendaten für Vertragserstellung und die Rechnungsstellung
• Rechnungswesen: physisch, elektronisch, Personendaten. Zweck: Führen der Finanz- und Betriebsbuchhaltung
• Bewohnerinnendossiers: physisch, elektronisch, Personendaten. Zweck: Betreuungs-/Verlaufs-Dokumentation
• Korrespondenz: physisch, elektronisch, Personendaten. Zweck: Ablage und interne Archivierung von Geschäftsdossiers
• Projekte: physisch, elektronisch, teils Personendaten. Zweck: Dokumentationen zeitlich begrenzter, nicht wiederkehrender grösserer Aufgaben
• Protokolle und Beschlüsse: physisch, elektronisch. Zweck: Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen
• Öffentlichkeitsarbeit: physisch, elektronisch. Zweck: Veröffentlichungen, Kontaktmanagement
• Interne Weisungen, Richtlinien, Prozessabläufe: physisch, elektronisch. Zweck: Interne Organisation des Wohnhauses SottoSopra und der Kindertagesstätte TuttiFrutti